Orquestar personas y espacios en el nuevo modelo de trabajo

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La tecnología y el sector de equipamiento de oficinas están poniendo toda la innovación posible para que el centro de las nuevas empresas no sea ya un lugar físico, sino una aplicación móvil, para incrementar el bienestar de los trabajadores y la flexibilidad, pero la clave del éxito en la implantación del nuevo paradigma es, sobre todo, cultural.

Desde el fin de la pandemia hemos entrado en un escenario laboral nuevo, en especial en lo que se refiere a la relación personas-innovación-espacios. Ha habido que volver a aprender cómo ir a trabajar y cómo gestionar los recursos de la oficina, y eso ha tenido implicaciones en la forma de innovar para el sector relacionado con los recursos físicos y humanos.

La tecnología es un facilitador en esta tarea, junto a la redistribución de los espacios. Hay que asegurar ahora con mayor énfasis cuestiones que cobraban menos relevancia antes del COVID-19, como la seguridad, la ética o la diversidad, lo que otorga un nuevo protagonismo a las soluciones de sensorización, monitorización, internet de las cosas e inteligencia artificial, y aboca a las organizaciones cada vez más a operar sus infraestructuras físicas bajo un modelo de gemelo digital.

Ya no se habla de un espacio bajo control y sobre el que se actúa, sino de ámbitos diferentes y hay que saber orquestar esa variedad. En el caso de la gestión de recursos humanos, se revisa el concepto de flexibilidad, que lleva implícita la libertad del trabajador para decidir dónde, cómo y cuándo trabaja, una posibilidad que recibe altos niveles de valoración entre los profesionales más jóvenes.

Se habla incluso de la flexibilidad como una nueva commodity del mercado laboral, un entorno cambiante en el que no hay reglas fijas, ni presencialidad total, ni teletrabajo total, y en el que lo más probable es que se opte por estrategias de hibridación. Para que se introduzca de forma eficiente, debe llevarse a cabo un control de las personas que acceden cada día a la oficina, debe pasarse de un paradigma de gestión de espacios a otro orientado a la gestión del nuevo modelo de trabajo.

El gran reto es adaptar a cada componente de la organización de modo que aporte el rendimiento máximo, para lo cual resulta determinante producir un cambio de mindset que permita la adaptación a las nuevas herramientas tecnológicas disponibles. La Ley de Trabajo a Distancia, conocida como Ley del Teletrabajo, aprobada en julio de 2021, se ha convertido en un condicionante claro para la innovación en espacios de oficina del futuro.

Contempla la posibilidad de flexibilizar horarios, respetando los tiempos de disponibilidad obligatoria, e incluye el derecho a la desconexión. Las empresas pueden realizar acciones de control y vigilancia, sin perder de vista en ningún caso la protección de la intimidad y la protección de datos.

La transformación de los espacios laborales afecta a los distintos roles en las organizaciones. Los elementos físicos que reforzaban hasta ahora la posición del jefe quedan diluidos en una relación que incluye el uso de videollamadas, es decir, que amplía el concepto de espacio de reunión. Las empresas se están adaptando y, en muchos casos, están llevando a cabo modificaciones en los diseños de sus plantas.

Los espacios se convierten progresivamente en una herramienta para colaborar y conectar, cuando es posible relacionarse presencialmente. La tónica general en el mercado, a lo largo del último, año se ha basado en dinámicas de prueba y error, para tratar de encontrar las soluciones que mejor concilien las necesidades de las empresas con la nueva cultura de trabajo de sus plantillas.

Se han popularizado, por ejemplo, en muchas compañías los espacios de reunión de los empleados, frente a un trabajo en remoto que tiende a generar mucho aislamiento. En ese sentido, el espacio físico no deja de tener importancia, siempre como complemento, ya no como un fin en sí mismo. La redefinición de los lugares de trabajo debe tener en mente la capacidad de innovación que tienen las personas cuando colaboran y se encuentran.

Experiencia emocional y espacios flexibles

La realidad del mercado inmobiliario de oficinas pone de relieve el papel fundamental del espacio físico. Los índices de desocupación en zonas prime de Madrid y Barcelona están en el 5% pese al crecimiento en metros cuadrados disponibles de los últimos años, según datos de la consultora CBRE.

El cambio está consistiendo no tanto en la desaparición, sino en la reconfiguración del interior de las oficinas, que ganan espacios comunes e incluyen puntos de encuentro más atractivos. Las corporaciones contemplan, de hecho, ya la opción de los espacios flexibles en su estrategia de crecimiento. Es incuestionable lo que todo esto implica en materia de mobiliario.

En el fondo, la estrategia de las empresas consiste cada vez más en crear experiencias que hagan que el empleado vaya a su espacio físico para fomentar la innovación colaborativa. Como consecuencia de ello, están apareciendo nuevos servicios destinados al cuidado de los propios trabajadores, desde peluquerías a gimnasios o salas de relajación.

Las actividades de los empleados en las oficinas, que hasta hace unos años seguían una serie de procedimientos preestablecidos, ahora pueden incluir talleres de yoga o mindfulness, para cuidarles más allá de su trabajo, en su día a día. Espacios destinados también al disfrute, capaces de proporcionar una experiencia emocional, que impliquen a los sentidos.

No todas las compañías tienen el tamaño suficiente como para incorporar este nuevo paradigma de flexibilidad e introducir salas de masaje para sus trabajadores, pero se trata de un nuevo posicionamiento de tipo cultural. Cada una con su tamaño debe aprender a gestionar este cambio, de be ser consciente del espacio real que puede necesitar en el futuro y dotarse de herramientas que le permitan disponer de la información útil para medir los resultados.

Eso incluye soluciones para gestionar ese bien escaso en el que se ha convertido el espacio de las oficinas, que incluye salas, plazas de aparcamiento, mesas de comedor, accesos… sin generar ansiedad en el empleado. Hay que ayudarle a readaptarse, y para ello la formación resulta crucial. En paralelo, el éxito en esa tarea está implícitamente ligado con el compromiso con la sostenibilidad: los edificios inteligentes generan datos, los analizan y los retroalimentan y no sólo para obtener el máximo provecho económico, sino también medioambiental.

El protagonismo del departamento de facilities managment ha ido creciendo a lo largo de los tres últimos años y, en muchas organizaciones, ha conducido en la práctica a una especie de integración con el área de recursos humanos. El nuevo departamento recibe muchas veces el nombre de People. Lo cierto es que ambas áreas se influyen mutuamente desde el punto de vista de la eficiencia, el bienestar y la seguridad, y hay que saber gestionarlo de forma inteligente, pero no deja de ser un desafío al tratarse de áreas hasta ahora separadas.

Una opción cada vez más habitual es la de las empresas que ofrecen a los empleados la posibilidad de utilizar una oficina virtual en un coworking. Eso implica extender el lugar corporativo físico a espacios deslocalizados en los que convivirán con diferentes tipos de compañías y, por tanto, de culturas.

Estamos evolucionando de un entorno laboral en el que los espacios de trabajo eran el referente para unificar actividades, a otro nuevo en el que esa tarea se encarga a una aplicación de móvil. La clave es conciliar esa nueva complejidad con la cultura de cada empresa.

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